Должностная инструкция
офис-менеджера
1. Общие положения
1.1. Офис-менеджер относится к категории технических работников,
1.2. принимается на работу и увольняется приказом руководителя организации.
1.3. Должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы, и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права и законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:
- законодательными и нормативными документами, касающимися выполняемой работы;
Уставом организации;
- правилами трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководителя организации (непосредственного руководителя);
- настоящей должностной инструкцией;
1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации;
1.6. Офис-менеджер подчиняется непосредственно исполнительному директору филиала в г.Оренбурге.
1.7. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления к стажу работы или среднее профессиональное образование, стаж работы по специальности не менее 1 года.
2. Должностные обязанности
Офис-менеджер выполняет следующие обязанности:
2.1.Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению, административно – распорядительной деятельности руководителя организации.
2.2.Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовке ответов.
2.3.Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки, представления информации при подготовке принятия решения
2.4.Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.
2.5.Подготавливает документы и материалы, необходимые руководителю.
2.6.Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями, конкретными исполнителями документа, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
2.7.Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения о ее содержании, передает и принимает информацию по приемно-переговорному устройству (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до сведения руководителя информацию, полученную по каналам связи.
2.8.По поручению руководителя составляет письма, запросы и другие документы, готовит ответы авторам писем.
2.9.Выполняет работу по подготовке к заседаниям и совещаниям, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрации), ведет и оформляет протоколы совещаний и заседаний.
2.10.Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе.
2.11.Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
2.12.Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.13.Копирует документы на персональном ксероксе.
2.14. Предоставляет необходимую отчетность в филиал г.Самары.
3. Права
Офис-менеджер имеет право:
3.1.Вносить предложения по совершенствованию работ, связанных со своей деятельностью.
3.2.Докладывать руководителю обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.
3.3.Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам своей деятельности.
4. Ответственность
4.1.Офис-менеджер привлекается к ответственности за:
- небрежное и халатное отношение к своим обязанностям;
- качество, своевременность возложенных на нее настоящей инструкцией обязанностей;
- неправомерные действия с документами и информацией о деятельности организации, обязан сохранять коммерческие тайны организации.
4.2.Дисциплинарная, материальная и иная ответственность офис-менеджера определяется в соответствии с действующим законодательством РФ.
5. Условия работы
5.1. Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
1. Общие положения
1.1. Офис-менеджер относится к категории технических работников,
1.2. принимается на работу и увольняется приказом руководителя организации.
1.3. Должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы, и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права и законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:
- законодательными и нормативными документами, касающимися выполняемой работы;
Уставом организации;
- правилами трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководителя организации (непосредственного руководителя);
- настоящей должностной инструкцией;
1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации;
1.6. Офис-менеджер подчиняется непосредственно исполнительному директору филиала в г.Оренбурге.
1.7. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления к стажу работы или среднее профессиональное образование, стаж работы по специальности не менее 1 года.
2. Должностные обязанности
Офис-менеджер выполняет следующие обязанности:
2.1.Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению, административно – распорядительной деятельности руководителя организации.
2.2.Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовке ответов.
2.3.Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки, представления информации при подготовке принятия решения
2.4.Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.
2.5.Подготавливает документы и материалы, необходимые руководителю.
2.6.Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями, конкретными исполнителями документа, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
2.7.Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения о ее содержании, передает и принимает информацию по приемно-переговорному устройству (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до сведения руководителя информацию, полученную по каналам связи.
2.8.По поручению руководителя составляет письма, запросы и другие документы, готовит ответы авторам писем.
2.9.Выполняет работу по подготовке к заседаниям и совещаниям, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрации), ведет и оформляет протоколы совещаний и заседаний.
2.10.Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе.
2.11.Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
2.12.Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.13.Копирует документы на персональном ксероксе.
2.14. Предоставляет необходимую отчетность в филиал г.Самары.
3. Права
Офис-менеджер имеет право:
3.1.Вносить предложения по совершенствованию работ, связанных со своей деятельностью.
3.2.Докладывать руководителю обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.
3.3.Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам своей деятельности.
4. Ответственность
4.1.Офис-менеджер привлекается к ответственности за:
- небрежное и халатное отношение к своим обязанностям;
- качество, своевременность возложенных на нее настоящей инструкцией обязанностей;
- неправомерные действия с документами и информацией о деятельности организации, обязан сохранять коммерческие тайны организации.
4.2.Дисциплинарная, материальная и иная ответственность офис-менеджера определяется в соответствии с действующим законодательством РФ.
5. Условия работы
5.1. Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
